vineri

Ce să faci pentru a avea un eveniment de succes



         Definiția din DEX spune că evenimentul este ,,o întâmplare importantă, un fapt de mare însemnătate”. Eu cred că nu este absolut necesar ca evenimentul în sine să fie nemaipomenit, ci contează mai mult, de fapt, să știi cum să-l ambalezi. O întâmplare absolut banală- precum o lansare de carte sau promovarea unei persoane publice, un proces de recrutare, sau chiar o simplă aniversare, dacă este abordată original și inventiv, poate egala sau chiar întrece în percepția publicului un eveniment mai important ca și conținut, dar livrat într-o formă necorespunzătoare. Evenimentul rămâne, totuși, unul dintre cele mai eficiente instrumente de promovare. Indiferent dacă ai 10 sau 100 de invitați, a organiza un eveniment memorabil, impresionant și greu de uitat, poate fi o adevărată provocare, uneori chiar descurajatoare, din cauza solicitărilor organizatorice de tot felul la care te poate supune, indiferent dacă ești debutant sau din contră ești chiar calificat pentru astfel de activități. Nu există o rețetă perfectă care să asigure succesul evenimentului pe care-l organizezi, dar dacă ții cont de câțiva pași obligatorii, foarte importanți, cu siguranță, evenimentul va fi unul reușit. Organizarea unui astfel de eveniment presupune multă muncă, atenție și dedicare și asta o știe oricine. 

Care sunt lucrurile de care trebuie să ții cont atunci când organizezi un eveniment?


         Deși evenimentele par a fi simplu de organizat, este foarte important să nu le tratezi cu superficialitate și să nu le organizezi intuitiv, după ureche, dacă vrei să fie eficiente. E bine ca, în prealabil, să-ți ordonezi foarte bine tot ce ai de făcut. De fapt, orice eveniment trebuie să aibă în spate o planificare atentă, pentru că un singur detaliu neluat în seamă îl poate transforma într-un dezastru cu consecințe pe termen lung. Este foarte important să-ți întocmești o listă cu toate obiectivele urmărite și să dezvolți un plan (pe hârtie, chiar) cu referire la modul de realizare și evaluare al evenimentului- adică ce reacții vrei să obții și, mai ales, de la cine. Persoanele de la care dorești să obții aceste reacții, reprezintă exact publicul tău țintă. În cazul unui eveniment, publicul nu-l reprezintă în mod necesar dooar acei oameni care participă efectiv la acesta ci pot fi și cei care aud sau discută de acest eveniment, îl promovează sau, poate, din contră, îl boicotează. De aceea trebuie să cunoști foarte bine grupul și felul în care îți poate afecta atingerea obiectivelor sau chiar scopul în sine al evenimentului.

     Stabilirea spațiului și momentului pentru desfășurarea evenimentului este, deasemenea, o etapă foarte importantă. Odată ce ai stabilit conceptul, obiectivele și publicul țintă, alegerea locului de desfășurare va fi foarte ușor de realizat. Nu uita să calculezi corect și timpii pentru fiecare moment al evenimentului astfel încât să nu existe ,,timp mort”. Spațiul trebuie să fie potrivit pentru atmosfera pe care vrei s-o obții și, mai ales, să contribuie la atingerea obiectivelor. Nu trebuie să alegi un local întunecos, cu scaune incomode pentru training sau o sală de ședințe pentru, de exemplu, un spectacol de magie. Pare firesc, dar greșeli de genul acesta se comit destul de frecvent. 

         În funcție de necesități, sala trebuie să beneficieze de un set de dotări specifice oricărui eveniment de succes: Wi-Fi gratuit, aer condiționat, flipchart, proiectoare de calitate, furnizori de încredere, speakeri. Mă gândesc că cel mai mult contează însă spațiul pe care-l avem la dispoziție și nu în ultimul rând, posibilitatea personalizării evenimentului propus. Cu siguranță, locul în care se va desfășura evenimentul este deosebit de important deoarece va influența întreaga atmosferă.



         Hotel Royal Poiana Brașov, de exemplu, este locația perfectă pentru orice tip de organizare de evenimente în Brașov. Situat în stațiunea de schi Poiana Brașov, la un kilometru de teleski, hotelul Royal este locul ideal pentru a petrece câteva zile în scopul relaxării, organizării de evenimente sau pur și simplu pentru a evada din cotidian. Hotelul este dotat cu două săli multifuncționale amenajate modern și echipate cu aparatură de ultimă generație: ecran de proiecție, videoproiector, flipchart, sonorizare, laptop. Pentru evenimente sălile au o capacitate de 120-124 de persoane, iar în aranjament teatru pentru conferințe și prezentări oferă o capacitate mult mai mare. Astfel că în aceste saloane de evenimente din Brașov se pot organiza cu succes tot felul de petreceri private, aniversări, evenimente de afaceri sau conferințe, nunți și botezuri, lansări de produse, etc. 

         Evenimentele sunt prin excelență sociale, deci, nu trebuie să eziți să interacționezi cu publicul tău- fie printr-un simplu album foto care poate fi publicat și pe FaceBook, poate un hashtag al evenimentului pe Twitter sau chiar o aplicație de mobil dedicată evenimentului.

Asigură-ți succesul alegându-i întotdeauna pe cei mai buni colaboratori!

Articol SuperBlog 2017
Trimiteți un comentariu