marți

Planifică și organizează evenimente de succes la Royal Boutique Hotel Poiana Brașov





De-a lungul vieții, avem norocul de a ne bucura de evenimente unice în viață. Fie că sărbătorim nașterea primului copil, zilele de naștere sau suntem alături de prieteni dragi în asemenea momente, aceste evenimente vor crea amintiri de neprețuit. Iar în spatele oricărui eveniment de succes, stă întotdeauna o organizare foarte bine pusă la punct. Din exterior, un eveniment bine organizat arată de parcă ar fi floare la ureche de realizat. Dar, întotdeauna, în spatele ușilor închise, s-a aflat un organizator de evenimente care a planificat, și-a tot planificat zile întregi, până când a fost 100% sigur că a acoperit chiar și cele mai minuscule detalii. 

Planificarea și organizarea unui eveniment reprezintă pentru oricine o adevărată provocare


În ultimii ani s-a constatat că industria organizării de evenimente nu este un domeniu ermetic în care să pătrunzi numai dacă ai experiență. Și, totuși, nu oricine poate organiza evenimente, mai ales de succes, care să rămână imprimate în mintea participaților ca punct de referință pentru petrecerile lor viitoare. 

Încă de la o vârstă fragedă, organizarea de evenimente a reprezentat pentru mine una din pasiunile cele mai puternice și nu de puține ori m-am visat devenind cea mai faimoasă organizatoare de nunți și botezuri din întreaga lume. De unde și până unde mi-a încolțit ideea aceasta, n-aș putea spune, pentru că niciodată n-am avut tangență cu acest domeniu. Dacă mă gândesc mai bine, n-am văzut decât în filme cum firme de acest gen vin cu mașini uriașe din care descarcă mese imaculate, scaune legate cu funde de satin, suluri de covoare roșii, ghirlande de beculețe multicolore și vase cu aranjamente florale perfecte pe care oriunde le-ai așeza arată de parcă acolo le era locul de când lumea și pământul. Părea așa de simplu și frumos să trăiești doar de la o petrecere la alta și am știut de-atunci că asta voiam să fac și eu toată viața. Faimă, recunoaștere, profituri mari... Trei aspecte pozitive pe care le-am considerat adevăratele motive pentru începerea marii mele afacere în acest domeniu. 

O afacere profitabilă: organizarea de evenimente


Totul a început, de fapt, în urmă cu mai bine de cinci ani, când mi s-a propus să fac parte din echipa care urma să organizeze, timp de trei zile, o expoziție de lucrări artistice ale copiilor ce au participat la un amplu proiect național. Nu era o sarcină ușoară dar, fiind vorba de copii, am acceptat imediat, mai ales că era vorba și de o cazare în Poiana Brașov, dar și pentru a vedea, pe viu, cum se organizează astfel de evenimente. Voi trece în revistă doar câțiva pași pe care cred că orice bun organizator de evenimente trebuie să-i parcurgă atunci când este pus față în față cu o astfel de provocare. 


Stabilește obiective clare


Fie că este vorba despre o expoziție, o conferință, o întâlnire de afaceri, un eveniment de socializare între profesioniști din domeniu, un seminar sau o ocazie festivă, faptul că ai clar în minte obiectivul sau obiectivele evenimentului te va ajuta să te concentrezi și să-l organizezi mai ușor. În plus, e bine să ții cont și de specificul invitaților tăi. Cine sunt, ce funcții dețin, din ce domenii provin. (Mie mi-a fost destul de ușor să planific activitățile cu cei mici, pentru că hotelul avea un spațiu special amenajat pentru joacă, atât afară cât și în interior). Căci un eveniment de succes oferă tuturor invitaților săi experiențe memorabile, care rezonează și cu interesele lor profesionale.

Locația, agenda, speakerii, catering


La jumătate din succesul evenimentului contribuie și alegerea locației în care acesta va fi susținut. Locația trebuie să fie așadar ușor accesibilă, potrivită ca dimensiuni și decor pentru tematica evenimentului ales și transmisă clar către invitați, dar și în comunicatul de presă eliberat către jurnaliști. Tema și locația evenimentului sunt strâns legate între ele și își pun amprenta asupra reușitei sau nereușitei evenimentului. Unele dintre cele mai reușite evenimente sunt cele desfășurate în incinta hotelurilor, unde o echipă întreagă are grijă ca totul să meargă ca pe roate. 

Succesul unui eveniment memorabil este dat atât de detalii, precum locație sau tematică, dar și de invitați. Nu de puține ori, găzduirea sau plănuirea unui asemenea eveniment poate deveni copleșitoare iar lipsa de experiență în organizarea de evenimente sau chiar de cunoștințe în materie de alegere a celei mai bune combinații pentru meniu, de exemplu, pot deveni o adevărată povară. 

De fapt, toți furnizorii care vor creea atmosfera evenimentului sunt piese de rezistență în ceea ce privește reușita acestuia, adică starea de bine a participanților. O idee de locație potrivită pentru organizarea de evenimente la care participă copii și adulți, deopotrivă, (speakeri sau invitați) din alte orașe ale țării sau chiar dintr-o țară străină, ar fi un hotel care are în incinta sa și o sală de evenimente cum ar fi, de exemplu, Royal Boutique Hotel din Poiana Brașov- un loc inedit în care oricine se poate detașa de stresul zilnic, o locație perfectă care poate oferi și o mulțime de experiențe memorabile. 

Stabilește din timp programul evenimentului


Agenda evenimentului trebuie construită cu minuțiozitate, cu mare grijă la ordinea în care se vor desfășura cele mai importante momente. De exemplu, este bine ca totul să debuteze cu o scurtă prezentare a evenimentului, după care să ia cuvântul inițiatorul proiectului (manager sau sărbătorit, depinde de eveniment), care va susține și un mic discurs în fața celor prezenți. În continuare, este important să se stabilească ordinea speaker-ilor, iar printre prezentările lor să strecurăm pauzele de gustare/cafea și pauzele de socializare între invitați. Mi-aduc aminte că sesiunile de prezentări ale tuturor lucrărilor plastice au avut o durată potrivită, așa încât invitații, mai ales cei mici, să nu se plictisească până la pauză, ceea ce mie mi s-a părut un lucru extrem de greu de realizat la momentul acela.

Promovarea evenimentului


Pentru ca o strategie de marketing să aibă rezultate calitative, este recomandat, mai ales dacă este vorba despre un eveniment de amploare, să fie implementată cu cel puțin 3 luni înainte de eveniment. Evenimentele nu sunt doar despre socializare și networking, ci și despre creșterea unui brand, poziționarea acestuia în fața stakeholderilor, de aceea trebuie să avem mereu în vedere ca strategie de marketing să fie potrivită pentru aceștia. Dacă îi faci pe oameni să vorbească despre evenimentul tău, ai câștigat. Poți creea buzz sau crește o comunitate pe Facebook sau pe Instagram, oferindu-le un conținut valoros până în eveniment și vei avea, cu siguranță, o comunitate de oameni dornici să ia parte la evenimentul tău.

Conținut și date valoroase


În ziua evenimentului, trebuie să ne asigurăm că acesta se derulează conform planificării, dar să avem spirit de acțiune și în cazul situațiilor neprevăzute. Pe lângă toate acestea, evenimentul ne poate oferi multe informații și despre participanți. Se poate analiza comportamentul de eveniment prin intermediul fotografiilor, video-urilor, feedback-ului post-eveniment dar și prin micile detalii precum: zumzetul din zonele de networking, postările din social media despre eveniment, feedback-ul la cald oferit de participanți, energia pe care aceștia o emană. Episodul cu picturile copiilor a rămas, pentru mine, un model de referință pentru toate evenimentele ce au urmat.



Concluzie


Organizarea unui eveniment, indiferent de amploarea acestuia, presupune alocarea unor resurse substanțiale de timp, energie și muncă, fapt care îi descurajează pe mulți dintre cei care vor să inițieze o astfel de acțiune. Dar dacă-ți dorești foarte mult să reușești și crezi că ai calitățile necesare, te sfătuiesc să începi cu organizarea unei petreceri de familie (aniversare, botez, logodnă, majorat, petreceri de Crăciun sau Revelion, petreceri tematice, etc.). Planificarea și organizarea unui eveniment (de orice tip), nu este deloc o muncă ușoară, de aceea trebuie să fii atent la orice detaliu. Uneori este nevoie de săptămâni și chiar luni de organizare eficientă care ar putea avea ca rezultat un invitat-surpriză care știe exact când e vremea să intre ,,în scenă” sau furnizori care știu exact momentul în care trebuie să servească oaspeții cu diverse bunătăți. Tocmai de aceea, din tolba unui organizator de evenimente foarte bun nu ar trebui să lipsească abilități precum time management, comunicare, documentare, cunoștințe de marketing, PR și jurnalism, o listă de contacte ale unor influenceri populari și adresa celui mai renumit salon de evenimente din Brașov, dar și emoție și mult, foarte mult stres. Dar, la urma urmei, acesta este tot farmecul atunci când te ocupi de organizarea unui eveniment. 


Iubesc lumea evenimentelor. Este o lume plină de aventură, adrenalină și oameni fericiți. Dar fericirea aceasta stă numai într-o organizare fără cusur. Spor la planificat și organizat!



- Articol SuperBlog 2019 -

10 comentarii:

Raluca Brezniceanu spunea...

Am fost la Royal la Gala SuperBlog si in vacanta, la schi, si mereu m-a incantat ospitalitatea si promtitudinea serviciilor lor.

Mikyangel spunea...

Am fost la multe evenimente si mi-am dat seama ca nu e deloc simplu sa organizezi un eveniment dar daca esti o persoana organizata si gasesti locatia si oamenii potriviti atunci totul devine mai usor.

DanaStancu spunea...

Ador sa organizez evenimente si char mi-ar placea ca jo part time. NU E simplu, dar cred ca de aceea imi si place

Luca Raluca spunea...
Acest comentariu a fost eliminat de autor.
Luca Raluca spunea...

Brasov este unul dintre orasele mele preferate, iar aceasta locatie pare perfecta pentru un eveniment special.

Albu Steluta spunea...

Am fost acolo intr-o frumoasa zi de iarna! Foarte frumos!

Elena Chedică Mateică spunea...

De-a lungul timpului am înțeles și eu cât de greu este sa organizezi un eveniment. Am aflat lucruri noi citind articolul tău.

Georgiana Sabina spunea...

Un eveniment frumos si reusit necesita multa planificare.

Cristina Barbieru spunea...

Pentru organizarea unui eveniment e nevoie de organizare si planificare pentru a iesi totul ca la carte.

Bratu Gabriela spunea...

E foarte greu sa organizezi un eveniment reușit! Sunt atât de multe aspecte de care trebuie sa ții cont!